Organizar a última hora el evento para el fin de año en tu bar

Muchos bares son los organizan con tiempo grandes eventos para la celebración del fin de año, pero por alguna razón puede que te hayas quedado rezagado y que aún a estas alturas no hayas organizado algo para esta fiesta tan señalada.

• Consejos para organizar una fiesta de Nochevieja a toda prisa

Consejos para organizar una fiesta de Nochevieja a toda prisa

• Dimensiona el evento: No pretendas organizar un evento a gran escala si solo tienes 1 o 2 semanas de tiempo para hacerlo.  Es importante que tengas claro que es lo que quieres conseguir:  ¿A qué público lo vas a dirigir?  ¿Qué vas a ofrecer?  ¿Qué no vas a ofrecer?  ¿Qué necesitarás para que todo funcione correctamente en términos de suministros, personal, promoción, etc?
• Define si vas a ofrecer un evento para toda la noche, incluyendo, por ejemplo, una cena basada en novedosas tapas, o si más bien quieres concentrarte en la fiesta de celebración del año nuevo.   En este caso debes pensar en bebidas, animación, y algún tipo de tentempié.
• Decoración del evento:  globos, cotillones, velas, existen hoy en día mil opciones para decorar un evento.  De hecho, puedes organizar un evento temático como “Año nuevo en la playa” o “Año nuevo a ritmo latino” o “Año nuevo mágico.
• Si decides por un evento temático tienes que buscar música, animadores, bailarines, magos, o lo que sea que necesites.  Piensa que no tienes mucho tiempo, por lo que lo mejor será hacer una búsqueda online, contactar  telefónicamente, visualizar algún video que muestre el talento de quien vas a contratar y procede.  ¡No hay tiempo que perder!
• Para atraer más clientela puedes ofrecer algún tipo de sorteo, pero mide bien tus costos.
• Contacta con tus proveedores para conocer si existe alguna promoción especial para estas fiestas, muchas empresas ofrecen descuentos, material promocional gratuito e incluso regalos para tus clientes.
• Define el precio.  En este aspecto, tenemos que mantener los pies en la tierra, si vamos a competir contra bares que organizan grandes eventos y han tenido un mes para promocionarlos, no puedes pretender ofrecer el mismo precio, o si lo ofreces, debe estar muy claro para los posibles clientes porque elegir tu opción y no otra.
• Promoción: Quizá unos de los aspectos en los que debas emplear más tiempo porque entre antes empieces a promocionarlo, antes podrás contar con clientes dispuestos a ir a tu evento.  Utiliza medios locales como puede ser la radio, tus redes sociales si tienes una buena base de clientes suscritos a ellas, volantes,  y por supuesto, aprovechar cada momento que puedas en tu bar para  dar a conocer el evento a tus clientes regulares.  Si tienes una base de datos puedes enviar algún mensaje  ya sea vía correo electrónico, sms o whatsapp.

Toma en cuenta que te puedes encontrar con obstáculos al querer organizar todo tan de prisa como que no encuentres a tiempo la decoración o el show que quieres para tu evento, o que los costes se te disparen por que al contratar a última hora, puede suceder tanto que quienes aún no han cerrado contratos para esa fecha ofrezcan un precio menor al originalmente ofrecido  o que más bien te suceda lo contrario y  las orquestas, dj´s, magos, bailarines, etc…incrementen su cache.

Si el evento no sale tan bien como te esperabas, tómalo como un aprendizaje, y empieza el próximo año a preparar las cosas con mas antelación.  ¡Felices Fiestas y muchos éxitos para el próximo año!