Lo primero que debes definir son las razones para utilizar una gestoría. Aunque se trate de un bar o cafetería de un tamaño pequeño, necesitas permisos y realizar trámites que pueden complicar mucho la labor de la administración. Estar al día en con las normativas del sector no es fácil, por lo que es recomendable contratar los servicios de un asesor en aspectos legales, fiscales y administrativos.
¿Qué trámites realiza una gestoría?
La lista es muy amplia ya que una gestoría puede realizar para el bar todas aquellas actividades propias de la administración de un negocio que puedan ser externalizadas:
- Antes de la puesta en marcha del negocio:
- Estudios de factibilidad del negocio
- Negociación de contratos de alquiler y seguros
- Preparación del proyecto
- Tramitación de permisos de obra y/o apertura
- Administración de personal:
- Selección de empleados
- Elaboración de contratos, prórrogas y finiquitos
- Elaboración de las nóminas y seguros sociales
- Trámites ante el Servicio Público de Empleo Estatal, la Tesorería General de la Seguridad Social y ante la Inspección de Trabajo si son necesarios.
- Contabilidad administrativa y financiera
- Preparación y presentación de balances y cuentas de resultados
- Consolidación de estados financieros
- Pago a proveedores y empleados
- Informes mensuales de balance, cuenta de resultados, contabilidad analítica, análisis de ingresos y gastos comparativos con años anteriores.
- Contabilidad fiscal
- Trámites necesarios para el cumplimiento de las obligaciones fiscales
- Apoyo en caso de inspecciones por parte de Hacienda
Ahora bien, es necesario tener claro que cada una de estas funciones tiene un coste para el bar, y por tanto debes analizar la necesidad de contratar la gestoría para todas estas tareas o solo para algunas.
¿Qué factores debes considerar para seleccionar una gestoría?
Cuando confíes en una gestoría debes tener claro que te brindará un servicio, pero la responsabilidad última de las acciones por ellos ejecutadas influirán en tu negocio, incluso en tu patrimonio personal.
Por eso es importante hacer un seguimiento continuo, no porque contrates una asesoría debes asumir que ellos se encargarán de todo y que tu deber se limita a trabajar en el bar.
Busca una asesoría que ya ofrezca los servicios que requieres, no te conformes con aquellas que aceptan cualquier función que quieras contratar con ellos aunque no tengan ninguna experiencia en esa área.
En cuanto a las tarifas, la mayoría de las gestorías para bares ofrecen sus servicios por un precio fijo mensual o anual, otras cobran por horas, pero incluso cuando se contrata un precio fijo puede ser que ciertas gestiones se cobren adicionalmente como en el caso de gestión de nuevos contratos, traspasos, entre otros. Es importante que conozcas en qué situaciones habrá un cargo adicional para tu empresa.
No se trata de contratar un gestor “apaga-fuegos” que te saque de apuros cuando olvides presentar una documentación o cuando te veas antes una inspección de Trabajo o de Hacienda.
Además, deberás mantener una relación continúa con tu gestor, es importante que te retroalimente de las gestiones que realiza en nombre de tu empresa. Contratar una gestoría te va a permitir tener el tiempo necesario para dedicarlo al bar, lo cual no podrías hacer si tuvieras que ocuparte de todas las gestiones administrativas. También te brindará información importante para la toma de decisiones tanto en el día a día como a nivel estratégico.
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