Aprender a manejar adecuadamente el efectivo en un negocio es esencial, y tu bar no es la excepción. Se deben establecer ciertas reglas para el manejo del efectivo con el fin de evitar pérdidas.
Además, no llevar un adecuado control de efectivo te impedirá o al menos dificultará el control financiero de tu negocio. Esto es absolutamente indispensable si quieres definir planes y presupuestos basados en premisas reales.
Procedimientos para el control de efectivo
Los métodos de control de efectivo pueden diferir de un bar a otro, pero deben seguirse sin excepción de forma diaria. Algunos de los procedimientos que deben seguirse en todos los bares son:
Auditoría diaria de efectivo
Esta debe hacerse antes de la apertura del bar cada día y después de que se hagan los depósitos bancarios. Esto incluye tener conocimiento de los saldos de efectivo en los bancos, así como del efectivo disponible en el negocio.
Distribución de caja
Si en tu local hay más de una caja registradora, deberá haber también más de un cajón de efectivo. Cuando empiece la jornada deberás entregarle al empleado responsable de cada caja, su cantidad inicial, la cual deberá ser verificada por el empleado. Esto quiere decir que si se inicia con una caja inicial de 100 euros, el empleado deberá verificar que su cajón contiene esa cantidad.
Los empleados deben estar conscientes de que si son responsables de la caja, deberán responder por cualquier diferencia, positiva o negativa.
Realizar comprobaciones tipo Z
La mayoría de las cajas registradoras modernas así como los sistemas de TPV permiten realizar una comprobación de caja llamada informe Z. Esta debe hacer al final de cada turno por el administrador o propietario del bar y no por los empleados. Una vez que se saca la lectura del control Z se debe retirar el cajón de efectivo y colocar un nuevo, mientras se revisa si el control se adecúa al dinero que está en caja.
Si se sospecha que se está robando dinero se pueden realizar comprobaciones en cualquier momento de la operación del bar.
Asegura el dinero
Si se han hecho ingresos grandes de efectivo durante la jornada, deberán sacarse de la caja y guardarse a buen recaudo.
Deberá comprobarse bien que la caja de seguridad esté bien cerrada, así como también deberá permanecer bajo llave la oficina o habitación donde esté dicha caja de seguridad. De no seguir estas reglas, la probabilidad de que te roben es mayor.
Si sospechas que algún empleado está robando puedes realizar este tipo de control de improviso.
Conciliación de Caja
Lo mejor es hacer esta conciliación al iniciar la labor, en lugar de al finalizar. Se debe hacer en un lugar seguro, contando todo el dinero a la vez que se completa un formulario en el que detalles, por ejemplo, cuántas monedas de 1 euro hay, cuántas de 2, etc. También debes registrar la cantidad de caja inicial, las ventas hechas con tarjeta de crédito y así saber cuántas ventas deben haberse pagado en efectivo.
De igual forma, si se ha tomado dinero de la caja para realizar un pago, deberá registrarse. Al final, separa la caja inicial para el nuevo turno y prepara el formulario de depósito para el banco.
Si esta conciliación da como resultado una cifra positiva, señalará que no se han registrado ventas que debían haber sido registradas. Si por el contrario la cantidad es negativa, podría indicar que se ha dado mal un cambio o que alguien ha cogido dinero de la caja registradora.
No dejes pasar esta situación, aunque se traten de cantidades pequeñas. Si se permite la situación, podría salirse de control.
Consejos relacionados
¿Cómo actuar si tienes que reprender a un empleado?
Usa publicidad en el bar para vender más a tus clientes
Reservas de grupos: una excelente opción para aumentar tus ingresos
