Aprende a gestionar eficientemente el inventario de tu bar

Cuando hablamos de los activos de un negocio, y en especial de un bar, el inventario es uno de los más valiosos.

Sin embargo, en muchos bares no se le da al inventario el tratamiento adecuado pese a que su eficiente control permite evitar los robos y desperdicios en la medida de lo posible, y calcular de una forma más precisa los costes del negocio.

• ¿Qué es una gestión de inventario adecuada?
• Ventajas de gestionar adecuadamente el inventario en tu bar
• ¿Cómo hacer una gestión de inventarios adecuada en tu bar?

¿Qué es una gestión de inventario adecuada?

Solo con revisar las facturas de tus proveedores puedes darte cuenta que la inversión en inventario (principalmente, bebidas y alimentos) es uno de los sectores de mayor importancia en tus bar. Pero ¿qué es la gestión de inventario y cómo se hace?

Dentro de la administración de inventarios se incluyen todas aquellas actividades, registros, controles y medidas que se tomen con fines de obtener la mayor rentabilidad posible de tu inversión en inventario.

Ventajas de gestionar adecuadamente el inventario en tu bar

En términos generales, una adecuada gestión del inventario te permitirá establecer procedimientos y llevar un control más apropiado para:

• Tener una estimación más precisa de cuáles son tus costes
• Conocer en detalle cuáles son las bebidas y alimentos más consumidos en el bar
• Podrás pedir los productos en el momento y cantidad adecuados.
• Podrás establecer controles para disminuir/eliminar desperdicio y robos

¿Cómo hacer una gestión de inventarios adecuada en tu bar?

A continuación, te ofrecemos algunos consejos que te ayudarán a administrar mejor el inventario de tu bar:

• Siempre que recibas productos, revísalos.  Así podrás comprobar calidad, cantidad, productos en mal estado, con roturas o derrames; así como detectar si te han enviado productos incorrectos.

Si tu proveedor te envía una marca que no le has pedido, no la aceptes por evitarte problemas, se supone que si has pedido determinada marca o un tamaño específico es porque tus clientes la prefieren.

Revisa también los albaranes y facturas para controlar que las cantidades son las pedidas, y los precios los negociados.

• Apenas recibas los productos, almacénalos.  Recuerda que hay productos como la cerveza que deben mantenerse a ciertas temperaturas para mantener su calidad.  Inmediatamente haz las anotaciones que se precisen en tus registros de inventario.
• Registra los movimientos de inventario. Se deben hacer todas las anotaciones que sean necesarias,  registrar la entrada al almacén, la salida de almacén hacia el bar, registrar productos rotos/desperdiciados además de algún tipo de registro para controlar las bebidas detrás de la barra.  Si se rompe una botella de whisky deberás descontarla del inventario.
• Se recomienda utilizar el método de inventario  FIFO o PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir).  Esto es importante contemplarlo cuando se almacenan los productos en el almacén.   Si no se utiliza este método, muchos productos podrían caducar o perder sabor/presencia.
• Cuando hagas recuento físico del inventario, éste debe hacerse en la mañana, antes de que el bar abra.  Si se hace con el bar funcionando, muy probablemente, no obtengas datos precisos.  Si tienes mucho inventario, puedes dividir el recuento en dos días (por ejemplo, el primer día alimentos y suministros para el bar, y el segundo día las bebidas alcohólicas y no alcohólicas).
• Si tu bar está siendo víctima de robos por parte del personal, los recuentos de inventario no deben hacerse el mismo día de cada mes, esto podría ponerles en alerta  y hacerlos actuar después del inventario, o buscar la forma de “corregir” los datos de inventario antes de que te des cuenta.
• El recuento físico del inventario suele ser un trabajo para más de una persona. Si lo necesitas, busca ayuda.
• No pierdas de vista que el inventario, principalmente de bebidas alcohólicas, puede ser una tentación para los ladrones.  Protege tu inventario de la misma forma que cuidas el dinero en tu bar.  Si el almacén tiene llave, no todos pueden tener acceso a ella. Si todos pueden entrar y salir del almacén no podrás pedir responsabilidades.
• En la barra, procura tener sólo el inventario que realmente vas a necesitar.  Si están muy a la mano, podrían ser fácilmente robados.

Estos consejos evidencian que cuidar del inventario del bar es una parte muy importante en el proceso de obtener la mayor rentabilidad posible en el negocio. ¡No lo descuides!

También te recomendamos nuestra herramienta para realizar un inventario físico de los productos del bar, que te ayudará en la gestión eficiente de tu bar.