Cómo mantener los costes en bebidas bajo control

Cuando hablamos de costes en un bar, uno de los más significativos es el que se hace en bebidas alcohólicas.  Mantener la inversión en bebidas bajo control es clave para lograr la rentabilidad de tu negocio.

Lo verdaderamente importante es que si los costes están creciendo, también lo estén haciendo los ingresos a una tasa mayor o al menos igual. Si no es así estás ante un problema.

• Principales causas de un aumento descontrolado en los costes de bebidas

Principales causas de un aumento descontrolado en los costes de bebidas

La mejor forma de verificar si el gasto en bebidas está fuera de control en tu bar es hacer el inventario físico de forma diaria y compararlo con las ventas de ese día.

Debes calcular la diferencia entre el inventario del día anterior y el de ese día, y divides ese número con el de las ventas de bebidas en ese mismo período. Esta fórmula te ayudará a determinar el coste en este sector.

La idea es hacer un seguimiento permanente y si ves que los costes aumentan pero los ingresos no lo hacen, debes buscar la razón por la que esto sucede.

Errores de inventario

Para determinar si se trata de un error en el inventario físico debes volver a contar el inventario al final del día.

Si el inventario coincide con el que se utilizó para calcular los costes, el error podría estar en el inventario inicial; pero como esto no puede ya comprobarse, deberás esperar un día más para poder determinar si esta es la causa del alto gasto en licores.

Se sirven las bebidas de forma inadecuada

Si no utilizas medidas para servir, es muy probable que este error en el vertido de la bebida se haga de forma inconsistente, lo cual significa que se podría estar sirviendo de más en cada trago o coctel que prepares.  Aunque ese poquito de más podría parecer insignificante, al final del mes podría resultar en un aumento en tus costes importante.

La única forma de evitar esto es hacer ver a quienes se encargan de servir los tragos que es indispensable utilizar medidas, tanto para cuando se sirven los licores solos como para cuando se preparan los combinados (cubatas) y cócteles.

Para tener un mejor control de la cantidad que se vierte en cada vaso se pueden utilizar tapones dosificadores o incluso un sistema automatizado de vertido.

Bebidas gratuitas 

En casi todos los bares se utiliza la estrategia de ofrecer bebidas gratuitas a los clientes para promocionar el local o como forma de cortesía, pero debes tener claro que esto conlleva un coste, y si no se controla podrías terminar perdiendo mucho dinero.

Debes poner límites en cuanto a la cantidad de bebidas gratuitas que se pueden ofrecer, y si es necesario o no que el administrador apruebe dichas acciones.

Precios que no varían

Si el precio que te cobran tus proveedores se está incrementando, pero mantienes los precios a tus clientes fijos, ese aumento de precios lo estás asumiendo como propietario, lo cual significa una disminución de la rentabilidad del negocio.  Esto puede ser una estrategia de precios, pero no podrá mantenerse por mucho tiempo por lo que si esto es así, deberás subir los precios de las bebidas.

Si los precios de tus proveedores suben tienes dos opciones:  subes precios a tus clientes o bajas la cantidad que sirves.

Se sirven productos más caros a precios bajos 

Si tus clientes piden bebidas de mayor calidad (ciertas marcas o licores de Reserva) ten en cuenta que estas bebidas tienen un mayor coste, pero también deben tener un mayor precio.

Si la inversión en bebidas es cada vez mayor, pero esto se refleja en mayores ingresos porque las copas o bebidas se venden a un buen precio, entonces estás haciendo un buen trabajo.

Descuentos en copas

Hoy en día, son muy usuales las promociones 2 x 1 en bebidas.  Cada vez que hagas esta promoción, tus costes por bebida cobrada están aumentando al doble.  Así que si la cantidad que gastas en bebida está subiendo, vigila las promociones que estás ofreciendo.

Este seguimiento constante de las ofertas te ayudará a comprobar si la promoción no sólo no está atrayendo más clientes a tu bar de, sino que estás perdiendo dinero. Para contrarrestar un poco este efecto, podrías ofrecer descuentos en productos de bajo precio.

Problemas con las entregas de bebidas por parte del proveedor

Si cuando recibes los pedidos no los revisas, puede que estés dejando pasar situaciones como  botellas rotas, marcas equivocadas, tamaños incorrectos,  botellas semi-abiertas, sellos de seguridad rotos, facturas con errores, etc.  Todos estos errores inciden directamente en el coste total del inventario.

La solución está en revisar los pedidos con la factura, y comprobar que es justo lo que pediste a tus proveedores.

Robos

Cuando los empleados roban inventario o dinero, esto eleva los costes .  Se considera robar que el empleado beba durante su jornada, que regale bebidas más allá de lo permitido, que no registre ventas, o que sustraiga bebidas de alguna forma.  Todo esto se verá reflejado también el coste de las bebidas.

Lo mejor es establecer controles más estrictos de inventario, caja, así como aplicar otras medidas como cámaras de seguridad en la oficina y en el almacén.   Si el nivel de robo es muy alto, se puede proceder incluso a controlar la entrada y salida de las pertenencias del personal.

Desperdicio de bebidas

Cuando los productos caducan o se dañan en el almacén, o son desperdiciados al servir, son una pérdida que aumentan tus costes, ya que no genera ningún ingreso, pero si un gasto.

La solución en este caso es una adecuada gestión de compras y de manejo del inventario.  Se debe seguir el sistema de inventario conocido como PEPS (Primero en entrar, Primero en salir).

En cuanto a los desperdicios al servir, esto también puede ser controlado con dosificadores, manteniendo los dispensadores de cerveza en buenas condiciones de funcionamiento, y entrenando a los bartenders para utilizarlos de la mejor forma.

Además, cuando se rompa una botella o se arruine alguna bebida, se debe apuntar en algún registro. Si los costes totales en bebidas suben, este registro te ayudará a determinar si se debe a esta causa.

Cobrar precios incorrectos

Asegúrate que se están cobrando los precios que se deben cobrar, el personal que está poco adiestrado o no conoce bien los productos suele equivocarse.

La solución es darle la capacitación adecuada a tus camareros sobre los productos y servicios que ofreces. La medida evita que se cobren precios incorrectos y facilita la promoción de productos de mayor calidad (upselling) con el consecuente beneficio para la rentabilidad del negocio.

Como conclusión, si tus costes en bebidas están fuera de control, toma el mando, analiza las posibles causas de la situación y toma las medidas correctivas inmediatamente. No hay tiempo que perder, este coste es tan importante dentro del funcionamiento diario de un bar que de no controlarse podría hacerlo fracasar.